Overstappen naar een ander schoonmaakbedrijf regel je in vijf stappen
Overstappen naar een ander schoonmaakbedrijf doe je in vijf stappen. Je checkt je contract en opzegtermijn, laat een werkprogramma maken, vergelijkt offertes, zegt schriftelijk op en plant de overdracht. Reken op 2 tot 3 maanden doorlooptijd. Werken er vaste schoonmakers op jouw locatie, dan krijgen zij via de cao schoonmaak een aanbod van het nieuwe bedrijf. Zo valt de schoonmaak geen dag stil.
Veel bedrijven en VvE’s blijven te lang bij een schoonmaakbedrijf dat niet levert. Overstappen voelt als gedoe. Er zijn sleutels, contracten en medewerkers die al jaren in het pand werken. In de praktijk valt dat mee als je het in de goede volgorde doet.
In dit artikel lees je wanneer overstappen verstandig is, welke stappen je zet, wat er met het huidige personeel gebeurt en hoe de eerste 30 dagen eruitzien.
Wanneer is overstappen verstandig?
Overstappen is verstandig als dezelfde problemen terugkomen nadat je ze twee keer hebt besproken. Dit zijn de signalen die wij het vaakst horen van nieuwe klanten.
- Elke week een ander gezicht, of niemand bij ziekte en vakantie.
- Klachten en meldingen blijven liggen.
- Je hebt geen vast aanspreekpunt, alleen een algemeen nummer.
- De kwaliteit zakt na de eerste maanden weg.
- Je weet niet wat er wanneer is gedaan, omdat er geen logboek is.
- Glasbewassing en vloeronderhoud moet je bij andere partijen regelen.
- De prijs stijgt zonder uitleg.
Bespreek het eerst met je huidige partij. Soms lost een nieuwe objectleider of een aangepast werkprogramma het op. Verandert er na twee gesprekken niets, dan is overstappen de logische stap.
Zo stap je over in vijf stappen
1. Check je contract en opzegtermijn
Pak je huidige contract erbij voordat je iets anders doet. Kijk naar deze punten.
- De einddatum en of het contract stilzwijgend wordt verlengd.
- De opzegtermijn. Die ligt meestal tussen 1 en 3 maanden.
- Hoe je moet opzeggen. Vaak is dat schriftelijk verplicht.
- Afspraken over materialen, voorraad en sleutels.
Bij Reino geldt een opzegtermijn van twee maanden voor kleinere contracten en drie maanden voor grotere projecten. Ken je de einddatum, dan weet je hoeveel tijd je hebt om een nieuwe partij te kiezen.
2. Laat een werkprogramma maken op locatie
Een goede offerte begint met een rondgang door je pand. Het schoonmaakbedrijf bekijkt vloeren, sanitair, bezetting en drukke plekken. Daarna krijg je een werkprogramma per ruimte met taken en frequentie.
Vraag twee of drie bedrijven om een offerte op basis van hetzelfde werkprogramma. Anders vergelijk je verschillende pakketten. Lees ook wat kantoorschoonmaak gemiddeld kost of wat schoonmaak voor een VvE kost.
3. Vergelijk en kies op meer dan prijs
De laagste prijs levert vaak binnen een half jaar hetzelfde probleem op als waar je vandaan komt. Let op deze punten.
- Vaste medewerkers per locatie en geregelde vervanging.
- Een vaste objectleider met een direct nummer.
- Een keurmerk zoals SIEV en de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.
- Een digitaal logboek, zodat je ziet wat er is gedaan.
- Glasbewassing, vloeronderhoud en dieptereiniging bij dezelfde partij.
Meer criteria vind je in ons artikel over een betrouwbaar schoonmaakbedrijf vinden.
4. Zeg schriftelijk op
Zeg pas op als je nieuwe partij vaststaat. Zo voorkom je een periode zonder schoonmaak. Stuur je opzegging per mail met ontvangstbevestiging of aangetekend. Noem de einddatum en vraag om bevestiging.
Is personeel overnameplichtig? Vraag dan in dezelfde mail om een overzicht van de medewerkers die op jouw locatie werken, met uren per week en dienstverband, zonder namen. Het nieuwe bedrijf heeft dat nodig voor de personeelsovername.
5. Plan de overdracht
De laatste week bepaalt of de start soepel gaat. Regel deze zaken met beide partijen.
- Sleutels, pasjes en alarmcodes. Laat codes na de overdracht wijzigen.
- Werkkast, machines en materialen. Spreek af wat van wie is.
- Voorraad zeep, papier en handdoeken.
- Een startafspraak op locatie met de nieuwe objectleider.
Wat gebeurt er met de huidige schoonmakers?
Bij een wissel van schoonmaakbedrijf doet het nieuwe bedrijf de medewerkers op jouw locatie een aanbod. Dat staat in artikel 38 van de cao schoonmaak, de regeling werkgelegenheid bij contractwisseling. De cao noemt de voorwaarden, zoals hoe lang iemand al op jouw object werkt.
Wat dit voor jou betekent.
- Vertrouwde gezichten kunnen blijven, ook al wissel je van bedrijf.
- De medewerker mag het aanbod weigeren. Dan blijft hij bij zijn huidige werkgever.
- Het nieuwe bedrijf heeft een overzicht nodig van uren en dienstverband per medewerker. Vraag dat op tijd op bij je huidige partij.
- Is een medewerker de reden van je overstap, bespreek dat dan vooraf met je nieuwe partij.
Bij Reino nemen we die gesprekken zelf op ons. Je hoeft als opdrachtgever niet te bemiddelen tussen twee schoonmaakbedrijven.
Tijdlijn van een overstap
Een overstap duurt meestal 8 tot 12 weken, afhankelijk van je opzegtermijn. Zo ziet dat er week voor week uit. Uiteraard valt er altijd wat te regelen, en kunnen wij als nieuwe partij altijd eerder starten als daar noodzaak voor is.
Moment | Wat gebeurt er | Wie doet het |
|---|---|---|
Week 1 en 2 | Contract en opzegtermijn checken, knelpunten op papier zetten | Jij |
Week 2 tot 4 | Rondgang op locatie bij twee of drie schoonmaakbedrijven | Jij en de schoonmaakbedrijven |
Week 4 en 5 | Offertes vergelijken op hetzelfde werkprogramma en kiezen | Jij |
Week 5 en 6 | Schriftelijk opzeggen en personeelsoverzicht opvragen | Jij en je huidige partij |
Week 6 tot 10 | Opzegtermijn loopt, aanbod aan medewerkers, werkprogramma definitief | Je nieuwe partij |
Laatste week | Sleutels, codes en materialen overdragen, startafspraak | Alle partijen |
Eerste 30 dagen | Wekelijkse evaluatie en eerste kwaliteitsmeting | Jij en de objectleider |
De eerste 30 dagen na de overstap
De eerste maand bepaalt of de nieuwe samenwerking goed landt. Spreek daarom vooraf af hoe je die periode samen doorloopt.
- Een startafspraak op locatie met de objectleider en de vaste medewerker.
- In de eerste vier weken elke week een kort contactmoment.
- Meldingen via een digitaal logboek. Bij Reino is dat de Appreo-app.
- Een eerste kwaliteitsmeting na de inwerkperiopde.
- Bijsturen op de punten die uit de meting komen.
Na 30 dagen kent de vaste medewerker je pand. Dan gaat de samenwerking over naar het normale ritme.
Fouten die je voorkomt
- Opzeggen voordat je een nieuwe partij hebt. Dan heb je een gat in de schoonmaak.
- Alleen op prijs kiezen. Dan zit je over een half jaar weer in dezelfde situatie.
- Sleutels niet terugvragen en codes niet wijzigen. Dat is een veiligheidsrisico.
- Geen startafspraak plannen. Dan begint de nieuwe partij zonder jouw aandachtspunten.
- Offertes vergelijken zonder werkprogramma. Dan vergelijk je verschillende pakketten.
Over Reino Interieurverzorgers
Reino is een familiebedrijf uit Haarlem met meer dan 87 jaar ervaring in zakelijke schoonmaak. Wij werken met vaste medewerkers per locatie, een vaste objectleider als aanspreekpunt en de Appreo-app voor meldingen en rapportage. Wij zijn SIEV-gecertificeerd, dragen de Code Verantwoordelijk Marktgedrag uit en werken met EU Ecolabel-middelen. Ons werkgebied omvat Haarlem, Hoofddorp, Schiphol-Rijk, Lijnden, Amstelveen en de Haarlemmermeer. Overweeg je over te stappen? Vraag een vrijblijvende offerte aan, dan plannen we een rondgang op jouw locatie.
